Szervezeti és Működési Szabályzata

E szabályzat ismerete a tagság részére ajánlott, a tisztségviselők számára kötelező. A tisztségviselők e szabályzat előírásait kötelesek betartani és betartatni

II.§ . A Klub szervei és működésük

1. A Közgyűlés

1. A Közgyűlés személyi összetételét a Klub tagsága adja. Határozatképességének feltételeit, a szavazás rendjét, valamint hatáskörét a Klub Alapszabálya állapítja meg.
2. A közgyűlés jellegét tekintve lehet:

• tisztújító (vezetőségválasztó) közgyűlés,
• évi rendes közgyűlés,
• rendkívüli közgyűlés

3. Tisztújító közgyűlést négy évenként kell tartani. Összehívása a Klub Elnökének feladata.
4. A Közgyűléssel kapcsolatos feladatokat forgatókönyvben kell rögzíteni. A forgatókönyv tartalmazza a közgyűlés előtti, alatti és utána következő feladatokat, határidőket és a felelősök nevét . A forgatókönyvet a Klub Alapszabálya 6.§ .-ban meghatározott szűkebb értelemben vett Vezetőség (továbbiakban Vezetőség) előkészítő ülése állítja össze.
5. A közgyűlés előtti feladatok a szükséges előkészületeket foglalja magába. Ilyenek:

• a közgyűlés elé kerülő beszámolók összeállítása,
• a javasolt állásfoglalások megszövegezése,
• szükség esetén választási útmutató kidolgozása,
• jelölő, szavazatszedő és mandátumvizsgáló bizottság választása és felkérése,
• tizenöt nappal a közgyűlés időpontja előtt meghívót kell küldeni a közgyűlés valamennyi tagjának. Vitatott kérdésben a postabélyegző dátuma a mérvadó. A meghívónak tartalmaznia kell a közgyűlés időpontját, helyét, valamint a határozatképtelenség esetére vonatkozó rendelkezést,
• a meghívókat egyszerű postai küldeményként kell feladni. A személyében érdekelt tagot ajánlott levélben kell értesíteni,
• a megfelelő helyiség és a szükséges berendezések biztosítása a Vezetőség által megbízott személy feladata.

6. A közgyűlés alatti feladatokat részletesen ki kell dolgozni. Ezek:

- javaslat a levezető elnök személyére, a jegyzőkönyvvezetőre és a hitelesítőkre,

• a közgyűlés megnyitása után a nyilvántartás és a jelenléti ív összevetésével meg kell állapítani a határozatképességet, vagy annak hiányát. Ennek az összevetésnek az eredménye dönti el a további lépések megtételét,
• határozatképesség esetén elő kell terjeszteni a napirendi pontokat és lehetőséget kell biztosítani a tagok részére további javaslatok tételére,
• a napirendet és az esetleges további javaslatokat külön-külön nyílt szavazásra kell bocsátani,
• a hozzászólásokra a jelentkezések sorrendjében kell lehetőséget biztosítani,
• a hozzászólások után a válaszadás vagy az összefoglaló,
• ezek után kerül sor a szavazásra a Klub Alapszabály 9.§ .-ban meghatározott módon,
• amennyiben a közgyűlésen szavazategyenlőség fordul elő, úgy a szavazást meg kell ismételni,
• a szavazások eredménye függvényében az előterjesztések és javaslatok határozattá válnak.

A közgyűlés előkészítő szakaszában a Klub tagjai közül a Vezetőség jelölő bizottságot választ és kér fel. A jelölő bizottság három tagból áll. A jelölő bizottság feladata:

• a tagság körében tájékozódás, vélemények, javaslatok összegyűjtése az egyes tisztségek betöltésénél szóba jöhető személyekről,
• az adatgyűjtés eredményeként személyre és a betöltendő tisztségre vonatkozó megindokolt javaslatok készítése,
• a javaslatokat a jelölő bizottság tagja terjeszti a közgyűlés elé, akik a jelölt listára felkerülnek,
• a közgyűlés tagjai az egyes tisztségekre további jelölteket is javasolhatnak, akik felvétele a jelölő listára nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel történhet. A szavazólapokon a jelölő bizottság által javasolt személyek sorrendben megelőzik az utóbb állított jelölteket,
• a jelölteket még a javaslat előterjesztése előtt a jelölő bizottság nyilatkoztatja arra vonatkozóan, hogy a tisztség viselését megválasztásuk esetén vállalják-e?,
• a jelölések lezárása után a jelölő bizottság összeállítja a jelöltek listáját és átadja azt a szavazatszedő bizottság részére.

8. A szavazatszámláló bizottság.

A közgyűlés előkészítése során a Vezetőség kéttagú szavazatszedő bizottságot választ és kér fel. A bizottság feladata és eljárási módja:

• a szavazólapok elkészítése a jelölőlista alapján,
• a szavazás módjának és rendjének ismertetése,
• a szavazóurna ellenőrzése és lezárása,
• a szavazólapok kiosztása,
• a szavazás lebonyolítása, rendjének fenntartása,
• a szavazatok összeszámlálása, értékelése,
• a szavazás eredményének megállapítása és jegyzőkönyvi rögzítése. A jegyzőkönyvet a bizottság mindkét tagja aláírja,
• a szavazás eredményét a szavazatszedő bizottság egyik tagja ismerteti a közgyűléssel,
• a választásra vonatkozó iratokat öt évig meg kell őrizni.

9. Mandátumvizsgáló bizottság. A közgyűlés előkészítése során a Vezetőség kéttagú mandátumvizsgáló bizottságot választ és kér fel. A mandátumvizsgáló bizottság a közgyűlés folyamán bármikor ellenőrízheti a megjelentek részvételi és szavazási jögösultságát.
1. A közgyűlésen jegyzőkönyvet kell vezetni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell:

• a közgyűlés helyét és idejét,
• a jelenléti ív szerint megjelent tagok számát és a határozatképesség megállapítására vonatkozó számszerű adatokat,
• a jelenléti ívet a jegyzőkönyvhöz kell csatolni,
• a közgyűlés tisztségviselőinek nevét és megbízatását (jegyzőkönyvvezető, hitelesítők),
• a napirendi pontokat és az azokkal kapcsolatos hozzászólások lényegét,
• a határozatok pontos szövegét,
• a szavazások eredményét, számszerűen is,
• a levezető elnök, a jegyzőkönyvvezető és a hitelesítők aláírását.

11. A közgyűlési jegyzőkönyveket a választási ciklus kezdetétől emelkedő sorszámmal kell ellátni és azokat meg kell őrizni. A jegyzőkönyvek eredeti példányai nem selejtezhetők. A jegyzőkönyvet a Klub felett törvényességi felügyeletet ellátó szervezetnek meg kell küldeni. A határozatokat emelkedő sorszámozással nyilván kell tartani és a határidők eltelte után a végrehajtásáért felelős személyeket be kell számoltatni. A nyilvántartást az elnök kezeli.
1. Az évi rendes közgyűlést minden év első felében meg kell tartani. Előkészítésére, összehívására és lebonyolítására az 1.3-1.11 pontokban foglaltakat kell alkalmazni.
2. Az évi rendes közgyűlés főbb feladatai:

• a Vezetőség éves beszámolójának megvitatása és elfogadása feletti döntés,
• a Klub előző éves gazdálkodásáról szóló beszámolójának megvitatása és elfogadása feletti döntés,
• döntés a tárgyévi költségvetés elfogadásáról,
• az Ellenőrző Bizottság éves beszámolójának megvitatása és elfogadása feletti döntés,
• a Klub szervezeti életére vonatkozó lényegi, nagyobb horderejű döntések meghozatala.

14. Rendkívüli közgyűlést az Alapszabálynak megfelelő esetekben kell összehívni. Rendkívüli közgyűlést csak az okot adó ügyben, az elnök kezdeményezésére, 50 tag írásos kérelmére, vagy az ellenőrző bizottság akaratából lehet lehet összehívni. A rendkívüli közgyűlés napirendjére csak az összehívásra okot adó ügy kerülhet.
15. A közgyűlési határozatokat a Klub kiadványában, a Hungária Puli-Pumi-Mudi Klub Klubinfo-ban közzé kell tenni.

2. Vezetőség

1. A Klub Vezetőség személyi összetételét, hatáskörét és határozathozatalának módját a Klub Alapszabálya határozza meg.
2. A Vezetőség üléseit a Klub elnöke, akadályoztatása esetén a Vezetőség által megbízott más vezetőségi tag hívja össze és vezet le,
3. A Vezetőség akkor határozatképes, ha tagjainak legalább fele az ülésen jelen van. Határozat csak akkor hozható, ha a Vezetőség a megjelentek számára való tekintettel határozatképes. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.
4. Vezetőségi ülés jellege szerint lehet:

5. Az alakuló ülést a Vezetőség megválasztása után legkésőbb 30 napon belül az elnök hívja össze.

• Az alakuló ülésen meg kell határozni a vezetőségi tagok reszortját és a munkamegosztás módját,
• ki kell dolgozni a tárgyévre vonatkozó munka és üléstervet, valamint a hatáskörből adódó feladatokat meg kell jelölni.

6. A tervszerinti üléseket az üléstervnek megfelelően kell megtartani. Ezeken az üléseken:

• be kell számoltatni a felelősöket a rájuk osztott feladatok végrehajtásáról,
• a Klub életére jelentős befolyással bíró, a Vezetőség kompetenciájába tartozó ügyekben döntést kell hozni - határozat formájában.
• napirendre kell tűzni valamennyi olyan, előző pontban nem tárgyalt témát, amit a Klub Alapszabálya a Vezetőség hatáskörébe utal,

7. A Klub elnöke sürgős esetben rendkívüli vezetőségi ülést hívhat össze. Rendkívüli vezetőségi ülést kell összehívni abban az esetben is, ha azt két vezetőségi tag írásban kéri, pontosan meghatározva a rendkívüli ülés összehívására okot adó ügyet. A rendkívüli ülést a beadvány átvételétől számított 15 napon belül össze kell hívni jelen paragrafus 2.2. pontja szerint.
8. A vezetőségi ülésre előadóként tanácskozási joggal bárki meghívható, akinek a vitában, a döntéselőkészítő munkában való részvétele a vezetőség tájékoztatása szempontjából jelentősége bír, vagy bírhat.
9. A Vezetőség üléseiről jegyzőkönyvet vezet. A jegyzőkönyvek nem selejtezhetőek. A Vezetőségi határozatok közül csak azokat kell jelen paragrafus 1.15.pontja szerint kihirdetni, melyek a tagság széles körét érintik.
10. A Klub elnöke

• szervezi a Vezetőség munkáját,
• előkészíti és vezeti a vezetőségi üléseket,
• javaslatokat tesz a Vezetőségnek azokban a kérdésekben, melyek eldöntése a Vezetőség hatáskörébe vannak utalva,
• kinevezi és felkéri munkavégzésre a Klub Alapszabálya 6.§ .-ban meghatározott kinevezett képviselőket,
• fajsúlyosnak ítélt kérdésekben az elnöknek lehetősége, ötven klubtag aláírásával hozzáérkező ügyben pedig kötelessége ad hoc bizottság létrehívása, melyek mandátuma az adott kérdéskör végrehajtásáig szól,
• gondoskodik a testületi (vezetőségi, ellenőrző bizottsági, ad hoc bizottsági) határozatok végrehajtásáról,
• két vezetőségi ülés közötti időszakban végzett munkájáról beszámol a Vezetőségnek,
• kapcsolatot tart más szervezetekkel, szerződéseket köt,
• aláírásával hitelesíti a Klub határozatait, szerződéseit,
• az elnök távolléte, vagy egyéb akadályoztatása esetére helyettesítőt bízhat meg. A helyettesítő a Klub életére fontos és tartós szerződések aláírása és ad hoc bizottság összehívása kivételével bármilyen intézkedést megtehet, amit a Klub Alapszabálya, vagy jelen szervezeti és működési szabályzata az elnök hatáskörébe utal,
• az elnök ügykörében utasítási jogkörrel rendelkezik. Az elnök azonban nem adhat olyan utasítást, amely a tisztségviselők alapszabályban vagy jelen szabályzatban megállapított önálló jogkörét elvonja, illetve ezen jogkörét korlátozza.

11. Fajta-titkárok

• szervezi és felügyeli a gondozására bízott fajta érdekeit szolgáló lépéseket,
• meghatározza, megfogalmazza és kitűzi a fajta tenyészcélját,
• a tenyészcél elérése érdekében évről-évre meghatározza a szükséges tenyésztéstaktikai teendőket,
• munkáját segítendő, és kontrolálandó a fajta vonatkozásában munkacsoportot köteles felállítani,
• a fajtacsoporton belül külön-külön személyekre bontható feladatokat ad ki, s a határidők lejártával a reszortfelelősöket köteles beszámoltatni.

III.§ . Ellenőrző Bizottság

1. Az Ellenőrző Bizottság (továbbiakban bizottság) feladata a Klub működésének folyamatos és következetes ellenőrzése, különös tekintettel a vagyonkezelés és a pénzügyek szabályainak betartására.

1.1. A bizottság tagjai megválasztásukat követő harminc napon belül alakuló ülést tartanak, maguk közül elnököt választanak,

1.2. A bizottság tagjai minden olyan iratba betekinthetnek, melyek a Klub működésével kapcsolatosak, a szervezeti élettel és a klub gazdálkodásával összefüggő felvilágosítást kérhetnek,

1.3. A bizottság megvizsgálja és véleményezi a közgyűlés elé terjesztett költségvetést, illetve a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámolót,

1.5. Súlyos szabálytalanságok feltárása és azok Vezetőség által nem orvosolt esetében a bizottság írásban kezdeményezheti a közgyűlés összehívását. Amennyiben a Vezetőség a közgyűlést hatvan napon belül nem hívja össze, a bizottság a közgyűlést saját ügyrendje szerint összehívhatja. A közgyűlés összehívásának okát pontosan meg kell jelölni,

1.6. A bizottság nevében annak elnöke jár el. A bizottság tagja önállóan csak abban az esetben járhat el, végezhet ellenőrző tevékenységet, ha erre a bizottság elnökétől meghatalmazással rendelkezik,

1.7. A bizottság által kért adatokat a megkeresett tisztségviselők kötelesek kiszolgáltatni,

1.8. A bizottság tagjai a feladatuk ellátása során tudomásukra jutott információkat kötelesek bizalmasan kezelni, azokat csak a jogosult személyek, illetve testületek részére adhatják ki. A bizottság azon tagjának jogait, aki eme kötelezettségeit megszegi, a közgyűlés felfüggesztheti,

1.10. A bizottság saját ügyrendjét maga készíti el és azt elfogadás céljából a soronkövetkező közgyűlés elé terjeszti elfogadás céljából,

12. A bizottság működéséhez szükséges anyagi feltételeket a klub biztosítja.

1. A tagdíjakat a Klub maga, vagy a klub felügyeleti szerve szedi be. A tagokról és a klubnál befizetett összegekről pontos nyilvántartást kell vezetni. A tagokról vezetett nyilvántartás kettős, egyrészt azt a klub felügyeleti szerve központilag vezeti, másrészt a klub saját maga. A két nyilvántartást havi rendszerességgel egyeztetni kell - a klub saját nyilvántartását tekinti mérvadónak.
2. A klub a felügyeleti szerv irányában fennálló kötelezettségének eleget téve kedvezményt, részletfizetést és tagdíjfizetés alóli mentességet adhat. Kedvezményt, részletfizetést és tagdíjfizetés alóli mentességet meghatározott körben a Klub Vezetősége adhat.
3. Tagsági viszonnyal, tagdíjfizetéssel kapcsolatos további rendelkezéseket az Alapszabály 5.§ .-sa szabályozza,
4. A klub által rendezett kiállítások, versenyek, s egyéb más rendezvények tiszta bevételei a Klubot illetik meg,
5. A klub köteles a felügyeleti szerve költségvetésének elkészítéséhez szükséges információkat az általa megszabott rendszer szerint rendelkezésre bocsátani.

2. Gazdasági vezető

1. A klub pénzügyi, számviteli tevékenységét a gazdasági vezető irányítja. Az elnök közvetlen alárendeltségében megszervezi a klub pénzügyekkel és számviteli tevékenységével kapcsolatos munkáját, kidolgozza a bizonylati rendet. Gondoskodik a bizonylati rend betartásáról, és kialakítja a könyvvitelhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások rendszerét
2. A gazdasági vezető kiemelt feladatai:

• a klub számviteli tevékenységének ellátása,
• a klub vagyonmozgásait tanúsító okmányok kezelése,
• leltározás,
• a pénzügyi gazdálkodás minden szinten való irányítása,
• a klub fizetési kötelezettségeinek pontos, határidőben történő teljesítése,
• a klub követeléseinek beszedése,
• az évzáró beszámoló, a vagyonkimutatás elkészítése és a mérleg összeállítása,
• az éves költségvetés előkészítése,
• a klub gazdasági tevékenységével összefüggő belső szabályzatok elkészítése és a Vezetőség elé terjesztése,
• kapcsolattartás a klub felügyeleti szervének gazdasági osztályával.

V.§ . Szerkesztő Bizottság

1. A szerkesztő bizottság a klub elnöke közvetlen alárendeltségében fejti ki tevékenységét.

1. A szerkesztő bizottság felelős a klub kiadványa, a Hungária Puli-Pumi-Mudi Klubinfo szabályos időközönként történő megjelenéséért, azok tárgyilagos, a sajtójogszabályok előírásainak megfelelő tartalmáért.
2. a klubkiadvány megjelenéséhez szükséges anyagi forrásokat a klub biztosítja,
3. a szerkesztő bizottság ügyrendjét maga dolgozza ki,
4. a Klubinfo a klub életével, a klub gondozásában lévő fajtákkal kapcsolatos belső használatra szolgáló szakmai információs kiadvány. A Klubinfo-t postai úton valamennyi klubtag megkap. A kiadvány terjesztését a szerkesztő bizottság maga szervezi meg.

1. Az elnök által meghatalmazott vezetőségi tagok másodmagukkal együttesen írnak alá,
2. A klub folyószámlájáról a klub elnöke és gazdasági .vezető együttes aláírással vehetnek fel pénzt. Az elnök vagy gazd.vez. akadályoztatása esetén az elnök vagy gazdasági .vezető és egy vezetőségi tag aláírása szükséges a pénz felvételhez.
3. A kötelezettségvállalást nem tartalmazó kimenő leveleket a vezetőség bármely tagja aláírhatja.

VII.§ . Vegyes és hatálybaléptető rendelkezések

1. Amennyben az Alapszabály vagy a jelen szabályzat másként nem rendelkezik, a Klub bármely testületének határozatképességéhez az szükséges, hogy a szavazati joggal rendelkező tagok legalább fele résztvegyen a határozathozatalban,
2. Amennyiben az Alapszabály vagy a jelen szabályzat másként nem rendelkezik, a klub szervezetei és testületei határozataikat egyszerű szótöbbséggel hozzák. Egyszeri szótöbbséget akkor lehet megállapítani, ha a határozatképességre figyelemmel a szavazás tárgyátképező javaslatra az azt ellenző “nem” szavazatokra legalább eggyel több támogató “igen” szavazat érkezik,
3. A tartózkodó szavazatokat csak a határozatképesség megállapítása szempontjából kell számításba venni,
4. Egyező számú támogató és ellenző szavazat esetén

• ha tartózkodó szavazatot is leadtak, a határozati javaslatot elvetettnek kell tekinteni,
• ha tartózkodó szavazatot nem adtak le, akkor az elnöklő személy szavazata dönt.

1. A Klub csak a névvel és lakcímmegjelöléssel beérkező bejelentéseket, panaszokat lehet és kell kivizsgálni abban az esetben, ha a bejelentés vagy panasz alaposságát legalább valószínűsíteni lehet,
2. A közérdekű bejelentés és panasz kivizsgálásával az elnök által megbízott vezetőségi tag vagy adhoc bizottság foglalkozik,
3. A közérdekű bejelentések és panaszok elintézési illetve válaszadási határideje a megbízástól kiadott harminc nap. Az elnök ezt a határidőt egy alkalommal további harminc nappal meghosszabbíthatja, amennyiben az ügy bonyolultsága ezt indokolja, vagy más előre nem látott akadályozó körülmény áll fenn.

3. Bírálati jog

1. Megalapozott bírálatot gyakorolhat a tag a többi tag, a tisztségviselők személyét és működését illetően. Az olyan bírálatot azonban, amelynek bebizonyosodása esetén az érintettel szemben büntetőjogi, polgári jogi, munkajogi vagy fegyelmi eljárásnak van helye, pontosan indokolni és konkrét bizonyítékokkal alátámasztani kell,
2. A megalapozatlan és rosszindulatú bírálatot gyakorló tagot - ha szándékosság, gondatlanság vagy a megfelelő tájékozódás elmulasztása terheli - fegyelmi úton felelősségre lehet vonni. A felelősségvonásról a megbírált tag kérelme alapján a Vezetőség dönt.

4. Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat a Hungária Puli-Pumi-Mudi Klub 2000. évi április hó 15. napján megtartott Közgyűlésének napjától lép hatályba.